Data in Europa, beheer uit Nederland

Feiten in plaats van beloftes

De partijen op deze pagina staan, met wat ze krijgen, ook in onze sub-processorlijst en verwerkersovereenkomst. Beide openbaar en actueel.

Europese soevereiniteit

Compute in Amsterdam, uploads in Naaldwijk, beheer vanuit Deventer.

Servers en database: UpCloud, datacenter Amsterdam. Fins bedrijf, EU/EEA-jurisdictie.

Uploads en back-ups: Worldstream, object-storage in Naaldwijk (NL, eigen datacenter).

Beheer: Je-Ma ICT Beheer in Deventer. Geen Amerikaanse moederholding, geen buitenlandse aandeelhouders.

Sub-processors in de EU: mail via Lettermint (Nederland), onze eigen DocuSeal-server voor digitaal ondertekenen bij netcup (Duitsland), sms-codes via 46elks (Zweden), AI via Mistral (Frankrijk, EU-endpoint), het opzoeken van bedrijven in het Handelsregister via overheid.io (Nederland) en, als je Peppol aanzet, e-facturen via Recommand (België). Ze staan op onze openbare sub-processorlijst. Onze sub-verwerkers schakelen zelf ook partijen in; die staan op hun eigen lijsten, en een volledig overzicht sturen we op verzoek.

Geen Amerikaanse hostingpartij: wij en onze hostingpartijen voor server, database en opslag (UpCloud en Worldstream) zijn geen Amerikaanse bedrijven. Het datacenter in Amsterdam waar UpCloud zijn servers heeft staan, is wel van Equinix, een Amerikaans bedrijf. Equinix heeft alleen fysieke toegang tot de apparatuur, niet tot de gegevens: de hostingpartij versleutelt de schijf.

AI via een Europese partij

Bonherkenning, factuur-OCR en tekstsuggesties lopen via het EU-endpoint van Mistral, met Zero Data Retention.

AI-partij: alleen Mistral AI, een Frans bedrijf, met verwerking in de EU via een vast EU-endpoint dat in de code staat. Geen OpenAI of Anthropic.

Zero Data Retention: bij Mistral staat Zero Data Retention aan voor onze organisatie, voor elke AI-aanroep die Jema One doet. Mistral bewaart de inhoud van een verzoek en het antwoord niet nadat het antwoord is teruggegeven, en logt ze niet langer dan nodig is om het antwoord te maken. Onze aanroepen worden niet gebruikt om modellen te trainen: die instelling staat uit. Het gaat om de aanroepen die wij doen, het verwerken van tekst en beeld (chat) en tekstherkenning (OCR). Bestanden slaan wij niet bij Mistral op; foto's en pdf's gaan mee met het verzoek. Wat Mistral verder vastlegt, staat in de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst van Mistral. De link staat op de sub-processorlijst.

Waarvoor, onder meer: bonnen en facturen uitlezen, samenvattingen van klanten en werkbonnen, concepten voor offertes, mails en contractteksten, en toelichtingen bij rapportages. Foto's gaan zonder locatie- en cameragegevens (EXIF); in concept-mails en contracten staan plaatshouders in plaats van namen.

Zelf uit te zetten: AI staat standaard aan. Een beheerder zet het uit op Instellingen, en dan gaat er niets meer naar Mistral, ook niet vanuit automatische taken. Weer aanzetten vraagt het wachtwoord.

Beveiliging

Wat er standaard aan staat, zonder dat je iets hoeft in te stellen.

Versleuteling in transport: TLS 1.3, of TLS 1.2 met alleen moderne ciphers. Certificaten komen van Actalis, een Italiaanse uitgever, en worden automatisch vernieuwd.

Versleuteling van opgeslagen gegevens: de schijf van de databaseserver is bij de hostingpartij versleuteld, en de opslag van uploads en back-ups bij Worldstream ook. Daarbovenop staan gevoelige velden per veld versleuteld met AES-256-GCM: de wachtwoordkluis, TOTP-sleutels, sleutels en tokens van koppelingen, private keys, telefoonnummers, bankgegevens van derden (IBAN) en handtekeningen. Hoe de sleutels werken, staat op de beveiligingspagina.

Verplichte tweestapsverificatie voor elke gebruiker, ook voor beheerders van het platform. Elke app die TOTP-codes maakt werkt, ook een Europese of open-source app.

Audit-logs: wijzigingen in je omgeving worden gelogd met wie, wat, waar en wanneer, en ook inzage door je administratiekantoor. Een beheerder in je omgeving kan het log inzien.

Automatische back-ups: elke nacht een versleutelde back-up van elke database en een versleutelde kopie van je bestanden, 30 dagen bewaard in Nederland. De privésleutel om ze te openen bewaren wij offline. Of de laatste back-up van jouw omgeving versleuteld was, staat in de beveiligingsverklaring onder Instellingen. Op verzoek zetten we een omgeving terug naar een van die back-ups.

Tenantscheiding: elke klant heeft een eigen database op dezelfde databaseserver. Je administratie staat niet in tabellen die je met andere klanten deelt; alleen wat wij voor je abonnement en het beheer nodig hebben, zoals je factuurgegevens, staat in een centrale beheerdatabase.

Transparantie

Twee documenten, openbaar, met de datum van de laatste wijziging.

Sub-processorlijst

De externe diensten die voor ons persoonsgegevens verwerken, met vestigingsland en doel.

Verwerkersovereenkomst

AVG-conforme DPA die je kunt downloaden of digitaal ondertekenen. Standaardtekst, geen onderhandeling nodig.

Voor administratiekantoren

Beheer meerdere klanten vanuit één portaal, zonder dubbele inloggegevens.

Apart portaal: administratie.je-ma.one. Jouw kantoor ziet de klanten die jou toegang hebben gegeven, verder niets.

Partnerprogramma: geen commissies, wel zichtbaarheid op onze publieke partnerlijst. Klanten van aangesloten kantoren krijgen de portaal-koppeling zonder extra kosten inbegrepen.

Meer weten? partners@je-ma.one

Vergelijking

Objectieve kenmerken tegenover gangbare alternatieven.

Aspect	Jema One	Gangbaar alternatief
Compute + database	Amsterdam (UpCloud, EU)	Vaak US-cloud (AWS/Azure/GCP)
Object-storage	Naaldwijk (Worldstream, NL)	Vaak S3 (US) of Cloudflare R2
AI-verwerker	Mistral (EU-endpoint, Zero Data Retention), per omgeving uit te zetten	Meestal OpenAI of Anthropic (US)
Hostingpartij is een Amerikaans bedrijf	Nee (het datacenter in Amsterdam is van Equinix, VS, zonder toegang tot de gegevens)	Vaak wel
Sub-processorlijst openbaar	Ja	Wisselend

We noemen geen concurrenten bij naam. De vergelijking gaat over objectieve kenmerken op basis van openbare informatie.

FAQ

Waar staat mijn data precies?

De applicatie en database draaien op UpCloud in Amsterdam. Uploads (foto's, PDF's, contracten) en back-ups staan bij Worldstream in Naaldwijk. Voor een paar taken gaan gegevens naar een partij elders in de EU: ondertekenen via onze DocuSeal-server in Duitsland, sms-codes via 46elks in Zweden en AI via het EU-endpoint van Mistral. Mail loopt via Lettermint en het opzoeken van een bedrijf via overheid.io, allebei in Nederland. De volledige lijst staat op de sub-processorlijst.

Welke AI-partij verwerkt mijn documenten?

Alleen Mistral (Frankrijk), via het EU-endpoint: voor het uitlezen van bonnen en facturen, samenvattingen en concept-teksten. Bij Mistral staat Zero Data Retention aan: Mistral bewaart de inhoud van een verzoek en het antwoord niet nadat het antwoord is teruggegeven, en onze aanroepen worden niet gebruikt om modellen te trainen. Zet een beheerder de AI-functies uit op Instellingen, dan gaat er niets naar Mistral.

Wat als ik wil overstappen?

Je kunt al je gegevens exporteren (JSON, CSV, PDF, UBL); na het einde van je abonnement krijg je de export via een downloadlink. Tussen dag 76 en dag 90 na het einde verwijderen we je omgeving, of eerder als je daar zelf om vraagt. Wat we fiscaal moeten bewaren, gaat in een versleuteld archief per boekjaar.

Wat als ik wil opzeggen?

Zonder opzegtermijn. Het abonnement stopt aan het einde van de periode die je al betaald hebt: bij een maandabonnement die maand, bij een jaarabonnement dat jaar. Het deel dat je niet gebruikt, betalen we niet terug.

Ik koppel Microsoft 365 of mijn eigen SMTP-server voor mail. Is dat een sub-processor?

Nee. Dat is jouw eigen abonnement en jouw eigen mailomgeving. Wij sturen mails via jouw account; die partij is jouw eigen leverancier.

Gebruiken jullie Amerikaanse trackers of analytics?

Nee. Geen Google Analytics, geen Meta-pixels, geen third-party fingerprinting. Ook geen Google Fonts of andere externe CDN's: de site en de app laden geen scripts of lettertypen van andere domeinen. Zet je pushmeldingen aan, dan loopt dat via de push-dienst van je browser (Mozilla of Microsoft; die van Google en Apple weigeren we). Die dienst ziet dat er een melding is, niet wat erin staat: de inhoud is versleuteld. De apps hebben geen pushmeldingen.