Veelgestelde vragen

Nee. Je betaalt per pakket, per maand of per jaar, exclusief btw. In elk pakket zit een aantal gebruikers; extra gebruikers kosten een vast bedrag per maand. Er is geen setup-fee, geen onboarding-kost en geen limiet op het aantal klanten in je administratie.

Ja, zonder opzegtermijn. Een maandabonnement stopt aan het einde van de maand die je al betaald hebt.

Modules zijn gebundeld in pakketten (Basis / Advanced / Professional). Zie pakketten voor wat er in zit. Upgraden of downgraden kan op elk moment.

10% korting bij jaarlijkse vooruitbetaling. Zeg je een jaarabonnement op, dan loopt het tot het einde van het betaalde jaar; het deel dat je niet gebruikt, betalen we niet terug.

Applicatie en database bij UpCloud in Amsterdam, uploads en back-ups bij Worldstream in Naaldwijk: allebei in Nederland. Voor een paar taken gaan gegevens naar een partij elders in de EU, zoals ondertekenen (Duitsland), sms-codes (Zweden) en AI (Mistral, EU-endpoint). Een bedrijf opzoeken in het Handelsregister gaat via overheid.io (Nederland). De volledige lijst staat op /legal/sub-processors. Onze sub-verwerkers schakelen zelf ook partijen in; die staan op hun eigen lijsten, en een volledig overzicht sturen we op verzoek.

Alleen Mistral (Frankrijk), via het EU-endpoint. Onder meer voor het uitlezen van bonnen en facturen, samenvattingen en concept-teksten. Foto's gaan zonder locatiegegevens. AI staat standaard aan; een beheerder zet het uit op Instellingen, en dan gaat er niets naar Mistral. Bij Mistral staat Zero Data Retention aan: Mistral bewaart de inhoud van een verzoek en het antwoord niet nadat het antwoord is teruggegeven, en onze aanroepen worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Ja. Een beheerder maakt onder Instellingen een volledige export: elke tabel als JSON en CSV, je bestanden en de PDF's van facturen en offertes. Facturen gaan ook als UBL. Na het einde van je abonnement kan dat nog, via een downloadlink; tussen dag 76 en dag 90 na het einde verwijderen we de omgeving, eerder als je daar zelf om vraagt.

Jij en de medewerkers die jij toevoegt, en een administratiekantoor als je dat toegang geeft. Er is geen functie waarmee wij of een reseller als gebruiker in jouw omgeving inloggen. Als leverancier van het platform kunnen wij wel bij de servers en back-ups. Onze vier beheerders werken alleen via het beheerpaneel, met verplichte tweestapsverificatie, en hebben geen toegang tot de server, de database of de sleutels. Zoeken we voor een AVG-verzoek naar een persoon in jouw administratie, dan zie je dat in je logboek. Zie de verwerkersovereenkomst.

Klanten kun je zelf importeren via CSV (pakket Professional). Voor facturen, producten, bonnen en bijlagen uit een ander pakket is er geen kant-en-klare import; dat doen we als maatwerk, met een aparte offerte. Vraag een offerte.

Zonder migratie: 30 minuten. Moet er data uit een ander pakket over, dan is dat maatwerk (zie hierboven); hoe lang dat duurt, spreken we af in de offerte.

Je maakt zelf een volledige export; na het einde van je abonnement krijg je hem via een downloadlink. Tussen dag 76 en dag 90 na het einde verwijderen we de omgeving; vraag je zelf om eerder verwijderen, dan kan dat eerder. Wat fiscaal bewaard moet blijven (facturen, boekhouding), gaat in een versleuteld archief per boekjaar, alleen voor een eventuele controle, en wordt zeven jaar na het einde van dat boekjaar vernietigd. In de back-ups staat de omgeving nog tot die zijn opgeruimd.

Ja. Koppeling met Microsoft 365 (Graph API) of met je eigen SMTP-server. Ontvangers zien mails vanaf jullie eigen adres. Google Workspace kan (nog) niet. Zie modules.

Nee, er is (nog) geen openbare API. Taken kun je als iCal-feed in je eigen agenda zetten, en gegevens gaan via CSV, UBL of de volledige export.

Ja. De web-app werkt op elk scherm en kun je op je telefoon als app installeren. Voor iPhone en iPad staat Jema One in de App Store (Nederland en België); de app opent je eigen omgeving en kan zich vergrendelen met Face ID. Een app voor Android (Play Store) komt nog. Geen van beide apps heeft pushmeldingen.

In het pakket Professional: klanten importeren via CSV. Exporteren via CSV kan voor klanten, projecten, facturen en uren, en de volledige export geeft elke tabel als CSV. Facturen ook als UBL voor je boekhoudpakket.

Niet in de pakketten. In elk pakket lees je je bankafschriften in als camt.053-bestand dat je bij internetbankieren downloadt; Jema One koppelt de mutaties daarna aan je facturen en inkopen. Een automatische koppeling is maatwerk: met ABN AMRO, als je die zelf bij de bank afsluit, of met Bunq (gratis). Neem contact op en we richten hem voor je in; vanaf Professional is dat gratis.

We streven naar een reactie binnen één werkdag, bij Professional binnen 4 uur op werkdagen. Dat is een streeftijd; hij hoort niet bij de SLA.

Voor Professional en Enterprise geldt een SLA: 99,9% beschikbaarheid per kalendermaand. We meten dat zelf, elke minuut, met Uptime Kuma op een eigen server buiten het datacenter. Halen we het niet, dan krijg je op verzoek een tegoed op je volgende factuur, tot 50% van de maandprijs. Voor Basis en Advanced streven we naar 99,5%, zonder garantie. Alles draait op één server, een virtuele machine met high availability: valt de hardware uit, dan start die automatisch opnieuw in een ander datacenter in dezelfde regio. Een tweede, actief draaiende kopie is er niet; bij een fout in de software of de database zelf herstellen we uit de back-up. Zo staat het in artikel 6 van de algemene voorwaarden, versie 1.3, vanaf 1 november 2026.

Ja. Standaard-onboarding (2 uur video-call) zit bij Professional gratis inbegrepen. Uitgebreider maatwerk via consultancy-uren.

Meld het via support@je-ma.com of het help-menu in de app. Voor een reactie gelden de streeftijden hierboven.