1.Wie zijn wij
Je-Ma ICT Beheer, gevestigd te Deventer (Nederland), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92479847, is verwerkingsverantwoordelijke voor wat in deze verklaring staat: je gegevens als klant van ons en je abonnement, je akkoord met onze voorwaarden, ondersteuning, ons beheerpaneel, en de beveiliging van het inloggen op het platform.
Wat een organisatie in haar eigen omgeving zet, ook de accounts van haar gebruikers, verwerken wij namens die organisatie. Daarvoor is zij verwerkingsverantwoordelijke en geldt de verwerkersovereenkomst; zie ook §8.
Contact: support@je-ma.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2.Welke gegevens verwerken wij
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-nummer.
- Aanmelden en akkoord: bij een proef of een aankoop leggen we vast met welke documenten je akkoord ging (de algemene voorwaarden, de Acceptable Use Policy en de verwerkersovereenkomst), welke versie, wanneer, en je IP-adres en browser. Dat is ons bewijs van het akkoord. Bevestig je als beheerder van een omgeving in de app een nieuwe versie, dan leggen we dat op dezelfde manier vast, met je e-mailadres.
- Inloggen en sessies: IP-adres, browser, tijdstippen en een kenmerk van je apparaat. Die gebruiken we om inloggen te beveiligen: om te veel mislukte pogingen te stoppen, om je een mail te sturen als er vanaf een nieuw apparaat wordt ingelogd, en om je sessies te laten zien en in te trekken.
- Telefoonnummer voor sms-codes: voor het bevestigen van je nummer en voor wachtwoordherstel. Het nummer staat versleuteld opgeslagen.
- Facturatiegegevens: factuuradres, btw-nummer en betaalwijze. De betaling loopt via Mollie, bij PayPal via je PayPal-account; wij zien geen kaartnummers. Je btw-nummer controleren we bij VIES, de dienst van de Europese Commissie; de uitslag (naam, adres, datum en kenmerk) bewaren we bij je omgeving.
- Logboeken: wat er in je omgeving en in ons beheerpaneel gebeurt, met wie het deed, wanneer, en vanaf welk IP-adres en welke browser.
- Ondersteuning: alles wat je in een supportgesprek met ons deelt.
- Contactformulier: je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam, het onderwerp en je bericht. Het formulier stuurt dat als e-mail naar ons (via Lettermint); in Jema One bewaren we het niet. Om misbruik te stoppen tellen we een uur lang hoe vaak er vanaf een IP-adres en met een e-mailadres een bericht wordt gestuurd; het e-mailadres staat daarbij als pseudoniem opgeslagen.
3.De mobiele app
De app, voor Android en voor iPhone, is een schil rond dezelfde omgeving die je in de browser gebruikt. Hij verzamelt zelf geen extra gegevens over jou en bevat geen advertenties, analytics-SDK's of trackers. Een paar dingen werken in de app anders dan op de website:
- Gekozen omgeving. De app onthoudt op je toestel welk webadres hij moet openen, en welke omgevingen je eerder koos. Die keuze blijft lokaal en wordt niet naar ons gestuurd.
- Geen Google. De apps bevatten geen SDK van Google. Er gaat geen back-up van de app naar Google Drive en de ingebouwde browser stuurt geen gebruiksstatistieken.
- Geen back-up in iCloud. De iPhone-app sluit zijn gegevens uit van de back-up van je toestel: de gekozen omgeving, je inlogsessie en de instellingen van de app blijven op dit toestel. Wie een nieuw toestel instelt, kiest zijn omgeving opnieuw en logt opnieuw in.
- Vergrendeling (iPhone). De iPhone-app kan zichzelf vergrendelen met Face ID, Touch ID of je toestelcode, als je terugkomt in de app. Dat gebeurt op je toestel: de app hoort van het toestel alleen of het gelukt is. Er gaat niets naar ons of naar derden, en de app bewaart niets van je gezicht of vingerafdruk.
- Geen pushmeldingen. Geen van beide apps ontvangt pushmeldingen. De apps melden geen toestel aan bij Google of Apple, dus daar gaat niets naartoe. In een browser kun je pushmeldingen wel aanzetten; zie §6.
- Links. Een link naar een offerte in een mail opent de iPhone-app, als die is geïnstalleerd en je de omgeving al hebt gekozen. De app opent alleen adressen van Jema One.
- Camera. Gebruik je de bonnenscanner, dan vraagt de app toegang tot je camera. De foto gaat naar je eigen omgeving en wordt daar bij je inkoopadministratie bewaard. Er gaat geen beeld naar ons of naar derden buiten de sub-processors hieronder.
4.Waarom verwerken wij deze gegevens
- Uitvoering van onze dienstverlening (uitvoering van de overeenkomst)
- Facturatie en administratie (wettelijke plicht)
- Beveiliging, fraudepreventie en het bewijs van je akkoord (gerechtvaardigd belang)
- Je vraag via het contactformulier beantwoorden (gerechtvaardigd belang)
5.Hoe lang bewaren wij
- Accountgegevens en je omgeving: zolang je klant bent. Na het einde of de schorsing verwijderen we de omgeving tussen dag 76 en dag 90 (na een late mail iets later, en eerder als je daar zelf om vraagt); in de back-ups staat ze daarna nog tot die zijn opgeruimd (standaard 30 dagen).
- Een proefomgeving: 30 dagen proef, daarna geschorst en 7 dagen later verwijderd. Van je aanvraag blijft daarna een jaar lang alleen een code die wij met een geheime sleutel van je e-mailadres maken (een pseudoniem), om een tweede proef op hetzelfde adres te herkennen.
- Je akkoord met de voorwaarden, de Acceptable Use Policy en de verwerkersovereenkomst: tot 5 jaar nadat je omgeving is verwijderd, ook bij een proef.
- Documenten die je via onze website ondertekent: tot 5 jaar nadat je omgeving is verwijderd. Een verzoek dat niet getekend wordt, 90 dagen nadat het verlopen of geweigerd is.
- Facturatiegegevens en betalingen van je abonnement: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht), ook na het einde van je omgeving.
- Sessies: 90 dagen na het laatste gebruik, of na verlopen of intrekken.
- Logboeken: 12 maanden. Handelingen rond facturen, betalingen, bank, uren en ritten, en bewijs zoals contracten en ondertekeningen, 7 jaar. Van een vertrokken medewerker verdwijnt het e-mailadres meteen en wordt de naam na 7 jaar vervangen.
- Sms-codes: 10 minuten geldig en een dag daarna verwijderd; bij de code staat je nummer niet.
- Wie een volledige export van je omgeving maakte en wanneer: 12 maanden, of korter als de omgeving eerder wordt verwijderd.
- Het bewijs dat je omgeving is verwijderd (wat erin zat, wanneer en door wie): tot het laatste fiscale archief is vernietigd; is er geen archief, 7 jaar.
- Supportgesprekken: 3 jaar
- Berichten via het contactformulier: 3 jaar, net als supportgesprekken
6.Met wie delen wij
Met sub-processors die nodig zijn om de dienst te leveren, zoals onze hosting, mail en sms. De actuele lijst, met wat elke partij krijgt en waar ze zit, staat op /legal/sub-processors en wijzigingen kondigen we 30 dagen vooraf aan. Daarnaast gaan gegevens naar:
- Mollie, voor de betaling van je abonnement: je naam, e-mailadres, de bedragen en, bij automatische incasso, je machtiging.
- PayPal, als je je abonnement met PayPal betaalt: Mollie laat de betaling dan via je PayPal-account lopen. Voor je PayPal-account is PayPal zelf verantwoordelijk.
- VIES van de Europese Commissie, voor de controle van een btw-nummer.
- Mistral AI, via het EU-endpoint, als je in je omgeving een AI-functie gebruikt: alleen de tekst of afbeelding die die functie nodig heeft. Bij Mistral staat Zero Data Retention aan: Mistral bewaart de inhoud van een verzoek en het antwoord niet nadat het antwoord is teruggegeven, en onze aanroepen worden niet gebruikt om modellen te trainen. Een beheerder van je omgeving kan de AI-functies uitzetten.
- De push-dienst van je browser (Mozilla of Microsoft), als je pushmeldingen aanzet in Firefox of Edge. Die ziet dat er een melding is, maar niet wat erin staat. De push-diensten van Google en Apple gebruiken we niet, dus in Chrome en Safari, en op een iPhone of iPad, werken pushmeldingen niet.
- Usercentrics (Usercentrics GmbH, Duitsland), voor de toestemmingsbanner op de openbare site: je browser laadt de banner van hun servers, zodat zij je IP-adres en wat je browser standaard meestuurt ontvangen, en je keuze vastleggen als bewijs van je toestemming. Op de pagina's van je omgeving, het beheerpaneel en de portalen staat de banner niet.
- De uitgever van de certificaten (Actalis, Italië): de domeinnaam van je omgeving, voor het beveiligde adres. Zoals elke uitgever legt Actalis die blijvend vast in openbare certificaatregisters (Certificate Transparency).
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.
7.Jouw rechten
- Inzage in de gegevens die wij van jou verwerken
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt
- Beperking van de verwerking
- Overdracht van je gegevens in een machineleesbaar bestand
- Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
Verzoeken via support@je-ma.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8.Je account laten verwijderen
Je account hoort bij de omgeving van je organisatie. Je organisatie bepaalt wie een account krijgt, met welke rol, en wanneer het weggaat; voor je account is zij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wil je dat je account en de gegevens erbij worden verwijderd, vraag dat dan aan de beheerder van je omgeving. Mail je ons op support@je-ma.com, dan sturen wij je verzoek door naar je organisatie.
Voor de beveiliging van het inloggen zijn wij zelf verantwoordelijk: de hash van je wachtwoord, tweestapsverificatie, passkeys, sms-codes, sessies, mislukte inlogpogingen en de melding bij inloggen op een nieuw apparaat. Die gebruiken we alleen om het platform te beveiligen. Een vraag die alleen daarover gaat, beantwoorden wij zelf, binnen 30 dagen.
Heb je in de administratie gewerkt, bijvoorbeeld uren, ritten, inkopen of betalingen, dan wordt je account bij het verwijderen gesloten: je e-mailadres, telefoon, tweestapsverificatie, sessies en passkeys gaan weg. Je naam blijft bij die stukken staan zolang de fiscale bewaarplicht geldt (7 jaar) en wordt daarna vervangen. Zonder zulke stukken wordt het account verwijderd.
Stopt je organisatie met Jema One, dan verwijderen wij de hele omgeving tussen dag 76 en dag 90 na het einde, of eerder als je organisatie daar zelf om vraagt. Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals facturen, bewaren wij daarna in een versleuteld archief per boekjaar, tot 7 jaar na het einde van dat boekjaar.
9.Beveiliging
Zie beveiliging voor de technische en organisatorische maatregelen. Heeft een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor jou, dan laten wij je dat zonder onredelijke vertraging weten, zoals de AVG voorschrijft.
11.Wijzigingen
Bij een wezenlijke wijziging sturen we een mail naar de beheerders van je omgeving en naar het factuuradres. Kleinere aanpassingen publiceren we alleen hier.
Versie 1.4, laatste update: 18 oktober 2026. Zie ook de algemene voorwaarden en de Acceptable Use Policy.