Naar de inhoud
Jema One
Terug naar de voorwaarden

Acceptable Use Policy

Wat je met Jema One wel en niet mag doen. Dit beleid hoort bij de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, en gaat bij strijdigheid over het gebruik van de dienst vóór op de algemene voorwaarden.

Versie 1.1 · 29 september 2026

1.Waar dit beleid over gaat

Jema One is een SaaS-platform van Je-Ma ICT Beheer voor administratie en klantbeheer in het MKB. Naast de CRM-, offerte-, factuur- en boekhoudmodules leveren wij diensten die met het open internet verbonden zijn, en juist die vragen om duidelijke afspraken:

  • een omgeving op een subdomein van ons, of op je eigen domein;
  • uitgaande e-mail vanaf jouw afzenderdomein;
  • een klantenportaal waar jouw relaties documenten kunnen inzien en ondertekenen;
  • opslag van bestanden en bijlagen die je uploadt.

DNS-beheer, registratie van domeinnamen, mailhosting, SSL-certificaten en WordPress-beheer leveren wij via Jema One niet aan klanten. De modules daarvoor werken alleen in onze eigen omgeving.

Voor wie het geldt

Dit beleid geldt voor iedereen die van de dienst gebruikmaakt:

  • de klant — de organisatie die het abonnement heeft afgesloten;
  • gebruikers van de klant — iedereen die namens die organisatie inlogt, van beheerder tot meekijker;
  • relaties van de klant — wie via het klantenportaal of een deel-link binnenkomt;
  • partners — resellers die onder eigen merk leveren, en administratiekantoren met toegang tot de omgeving van een klant;
  • iedereen die namens hen handelt — een ingehuurde ontwikkelaar, een virtuele assistent, een koppeling of script.

Sluit je een abonnement af, dan aanvaard je dit beleid ook namens al deze mensen. Zie hoofdstuk 6.

2.Toegestaan gebruik

Jema One is bedoeld voor het gewone zakelijke gebruik waarvoor je hem afneemt: je administratie voeren, je klanten en projecten bijhouden, offertes en facturen versturen, contracten laten ondertekenen.

Dat betekent concreet dat je:

  • alleen gegevens vastlegt waarvoor je een grondslag hebt onder de AVG;
  • alleen mail verstuurt naar mensen met wie je een zakelijke relatie hebt of die daar toestemming voor hebben gegeven;
  • je inloggegevens voor jezelf houdt en tweestapsverificatie aan laat staan;
  • een account per persoon gebruikt, en geen gedeeld account voor een heel team.

3.Verboden gebruik

De volgende dingen mogen niet. Deze lijst is niet uitputtend: iets dat er niet in staat maar er duidelijk op lijkt, valt er ook onder.

3.1Strafbaar en onrechtmatig

  • Iets doen dat in Nederland of in de Europese Unie strafbaar is, of een ander daarbij helpen.
  • Materiaal opslaan of verspreiden dat seksueel misbruik van kinderen toont, aanzet tot terrorisme of geweld, of aanzet tot haat tegen een groep mensen.
  • Inbreuk maken op het auteursrecht, merkrecht of andere rechten van een ander.
  • Smaad, laster of stelselmatige intimidatie van een persoon.

3.2Fraude en misleiding

Dit platform maakt facturen, betaallinks en ondertekende documenten. Daarmee is het bruikbaar voor oplichting, en daar zijn wij scherp op:

  • Facturen versturen voor goederen of diensten die niet zijn geleverd of niet zijn besteld, spookfacturen daaronder begrepen.
  • Betalingen laten binnenkomen op een rekening die niet van jou is, of een bankrekening van een ander vervangen door die van jezelf (factuurfraude).
  • Je voordoen als een andere organisatie, of afzenderadressen, domeinen, handtekeningen of logo's gebruiken die niet van jou zijn.
  • Phishing: pagina's, mails of portaallinks maken die iemand inloggegevens of betaalgegevens ontfutselen.
  • Witwassen, of het verhullen van de herkomst van geld of goederen.
  • Een handtekening of akkoord van een ander vervalsen of afdwingen.

3.3Mail en berichten

  • Ongevraagde bulkmail versturen, in welke vorm dan ook.
  • Adreslijsten gebruiken die je hebt gekocht, geschraapt of anderszins zonder toestemming hebt verkregen.
  • De afmeldmogelijkheid weglaten of onbruikbaar maken, of afmeldingen negeren.
  • Onderwerpregels of afzenders gebruiken die verhullen waar de mail vandaan komt of waar hij over gaat.
  • Onze mailinfrastructuur of afzenderreputatie gebruiken voor verkeer dat niet uit jouw eigen bedrijfsvoering voortkomt.

3.4Techniek en beveiliging

  • Proberen bij gegevens van een andere omgeving te komen, of de scheiding tussen omgevingen te omzeilen.
  • Het platform scannen, fuzzen of belasten met geautomatiseerd verkeer zonder dat wij dat vooraf schriftelijk hebben toegestaan. Voor verantwoord onderzoek: zie onze beveiligingspagina.
  • Malware, cryptominers, botnets, proxy- of VPN-uitgangen draaien of verspreiden.
  • Aanvallen op derden uitvoeren vanaf onze infrastructuur, waaronder DDoS en het brute-forcen van wachtwoorden.
  • Onevenredig beslag leggen op rekenkracht, opslag of bandbreedte, bijvoorbeeld door het platform als algemene bestandsopslag of back-upvoorziening te gebruiken.
  • Snelheidsbeperkingen, quota, licentiecontroles of het aantal toegestane gebruikers omzeilen.

4.Activiteiten met verhoogd risico

Niet verboden, maar wel iets waarover we het eerst willen hebben. Neem contact op via support@je-ma.com voordat je hiermee begint; in de meeste gevallen kan het gewoon, soms onder voorwaarden.

  • Bijzondere persoonsgegevens op grote schaal: gezondheidsgegevens, biometrie, strafrechtelijke gegevens. Er hoort dan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling bij; de compliance-module helpt je daarmee.
  • Grote mailvolumes — meer dan een paar duizend berichten per maand. Dan kijken we samen naar authenticatie van je afzenderdomein en naar een eigen verzendreputatie.
  • Koppelingen of scripts die grote hoeveelheden gegevens in- of uitlezen, of die namens jou schrijfacties uitvoeren.
  • Doorlevering aan derden — jouw klanten toegang geven onder je eigen merk. Dat kan; er hoort een partnerovereenkomst bij.
  • Sectoren met eigen toezicht, zoals zorg, financiële dienstverlening of advocatuur. Vaak gelden daar bewaartermijnen en geheimhoudingsregels die om aanvullende afspraken vragen.

5.Wet- en regelgeving, en sancties

Je gebruikt de dienst in overeenstemming met alle wet- en regelgeving die op jou van toepassing is. Dat is niet beperkt tot Nederland: werk je met gegevens of klanten in andere landen, dan geldt het recht daar ook.

In het bijzonder:

  • Privacy. De AVG en de Uitvoeringswet AVG. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je in je omgeving zet; wij zijn verwerker. Wat dat betekent staat in de verwerkersovereenkomst.
  • Elektronische communicatie. De Telecommunicatiewet voor het versturen van commerciële berichten, inclusief de eis van toestemming en een werkende afmeldmogelijkheid.
  • Administratie. De fiscale bewaarplicht en de eisen aan facturen uit de Wet op de omzetbelasting.
  • Witwassen en terrorismefinanciering. De Wwft, waar die op jouw bedrijfsvoering van toepassing is.

Sancties en exportcontrole. De sanctiewetgeving van de Europese Unie en de Nederlandse Sanctiewet 1977. Wij leveren niet aan personen, organisaties of landen op een EU-sanctielijst, en jij gebruikt de dienst niet om met zulke partijen zaken te doen of om sancties te ontwijken.

Merken wij dat een gebruiker op zo'n lijst staat, dan sluiten wij het account, ook als de rekening gewoon betaald is. Dat is geen keuze van ons.

Wij zijn gevestigd in Nederland en onze servers staan in Amsterdam bij een Europese leverancier. Welke partijen verder bij de dienst betrokken zijn staat in de sub-processorlijst.

6.Je eigen gebruikers en derden

Wat er in jouw omgeving gebeurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid. Dat is niet bedoeld om iets op je af te schuiven, maar volgt uit hoe het werkt: wij zien jouw gegevens niet en beslissen niet wie jij toegang geeft.

  • Je bent verantwoordelijk voor wat jouw gebruikers doen, ook als zij het zonder jouw medeweten doen.
  • Je bent verantwoordelijk voor iedereen aan wie je toegang geeft: een ingehuurde kracht, een administratiekantoor, een koppeling die je door een ander laat bouwen.
  • Je zorgt dat je gebruikers weten wat er in dit beleid staat, voor zover het hun werk raakt.
  • Je trekt toegang in zodra iemand die niet meer nodig heeft. Een account van iemand die al een half jaar weg is, is het makkelijkste gat dat er bestaat.
  • Meld het ons zodra je vermoedt dat een account is overgenomen. Dan kunnen wij alle sessies van die gebruiker in één keer ongeldig maken.

Partners en resellers

Lever je Jema One onder je eigen merk door, dan ben je verantwoordelijk voor de naleving van dit beleid door jouw klanten. Jij bent voor ons het aanspreekpunt, ook als de overtreding bij een van hen vandaan komt.

Diensten van derden

Koppel je aan een externe dienst — een bank, een mailserver — dan gelden daar ook hun eigen voorwaarden. Wij kunnen een koppeling afsluiten als die partij ons daarom vraagt.

7.Misbruik melden

Zie je iets dat volgens jou niet door de beugel kan, meld het op abuse@je-ma.one. Vermeld de omgeving of het domein waar het om gaat, wat je hebt gezien, en wanneer. Wij bevestigen binnen één werkdag en laten weten wat wij ermee doen.

Gaat het om een kwetsbaarheid in ons platform: kijk dan op de beveiligingspagina voor hoe je die verantwoord meldt.

8.Wat wij zien, en wat wij niet zien

Wij lezen niet mee in jouw gegevens. Er is geen scan over je klanten, je facturen of je documenten. Eén uitzondering: voor een verzoek onder de AVG kan de platformbeheerder over alle omgevingen zoeken naar een volledig e-mailadres, met een reden en zijn eigen wachtwoord. Heeft jouw omgeving een treffer, dan zie je dat in je logboek.

Onze beheerders kunnen zich niet voordoen als een van jouw gebruikers: die mogelijkheid zit niet in het product. Wat zij wel kunnen, is beheerwerk aan jouw omgeving — een herstelmail sturen naar een gebruiker die eruit ligt, tweestapsverificatie wissen, een back-up terugzetten, het database-schema bijwerken. Elke van die handelingen vraagt opnieuw het wachtwoord van de beheerder en komt in twee logboeken: het onze, en dat van jouw eigen omgeving. Je ziet dus wat er is gebeurd, door wie, en wanneer. Het bekijken van de lijst met gebruikers van je omgeving vraagt geen wachtwoord en komt alleen in ons logboek.

Rechtstreekse toegang tot de database gebeurt alleen bij een storing of op jouw verzoek, door de mensen die dat voor hun werk nodig hebben.

Wat wij wél bijhouden

Omdat het nodig is om de dienst te laten werken:

  • gegevens over het verkeer naar het platform — aantallen verzoeken, foutmeldingen, mislukte inlogpogingen;
  • verzendcijfers van mail, waaronder bounces en klachten over spam;
  • gebruik van rekenkracht en opslag, tegen de grenzen van je pakket;
  • meldingen die ons van buiten bereiken: van een ontvanger, een registrar, een betaaldienstverlener of een opsporingsinstantie.

Wij behouden ons het recht voor om naar aanleiding van zo'n signaal of melding onderzoek te doen, en dan ook te kijken naar wat daarvoor nodig is. Dat doen we zo beperkt mogelijk en we leggen vast wat we hebben bekeken en waarom.

9.Handhaving

Constateren wij een overtreding, dan kiezen wij een maatregel die past bij wat er aan de hand is. In de regel gaat dat in deze volgorde:

  1. Een bericht. Wij laten weten wat we zien en vragen je het op te lossen, meestal binnen vijf werkdagen.
  2. Een beperking. Wij zetten het onderdeel stil waar het misgaat — bijvoorbeeld alleen het versturen van mail — en laten de rest werken.
  3. Opschorting. De omgeving gaat op pauze. Je gegevens blijven staan; er kan alleen niemand meer in tot het is opgelost. Wordt het niet opgelost, dan volgt artikel 12 van de algemene voorwaarden.
  4. Beëindiging. De overeenkomst eindigt, zoals artikel 12 van de algemene voorwaarden beschrijft. Een volledige export krijg je zoals artikel 11 van de verwerkersovereenkomst zegt.

Meteen opschorten, zonder waarschuwing vooraf, doen wij alleen als wachten schade zou opleveren die niet meer te herstellen is: bij materiaal uit 3.1, bij actieve fraude of phishing, bij een aanval op derden vanaf onze infrastructuur, bij een account dat aantoonbaar is overgenomen, of wanneer een bevoegde instantie ons daartoe verplicht. Wij melden het dan zo snel mogelijk daarna, met de reden erbij.

Waarmee wij rekening houden

Hoe ernstig het is, of het één keer gebeurde of vaker, of het per ongeluk ging, en hoe je reageert als wij het aankaarten. Een fout die je meldt voordat wij hem zien, pakt bijna altijd anders uit dan een fout die wij moeten ontdekken.

Bezwaar

Ben je het niet eens met een maatregel, mail dan binnen veertien dagen naar support@je-ma.com. Een mens kijkt ernaar — niet dezelfde die de maatregel nam — en je krijgt binnen vijf werkdagen een onderbouwd antwoord.

Justitie en toezichthouders

Wij werken mee aan een vordering van een bevoegde instantie. Waar het mag en waar het zin heeft, stellen wij je vooraf op de hoogte en toetsen wij of de vordering klopt.

Kosten

Opschorting of beëindiging wegens overtreding geeft geen recht op terugbetaling van de lopende periode. Schade die wij lijden doordat jij dit beleid overtreedt — een boete, een claim van een derde, het verlies van onze verzendreputatie — kunnen wij op je verhalen.

10.Wijzigingen

Wijzigingen kondigen wij 30 dagen vooraf per mail aan. In dat venster mag je per direct opzeggen als je er niet mee akkoord gaat. Moet een wijziging eerder in omdat de wet of een toezichthouder dat vereist, dan gaat hij eerder in en melden wij dat met de reden erbij.

11.Contact

Je-Ma ICT Beheer, Deventer, Nederland. KvK 92479847 · BTW NL866066561B01 · D-U-N-S 494977079. Zie ook de contactpagina.

Versie 1.1, vastgesteld op 29 september 2026.